اجاره تجهیزات مراسم برای برگزاری جشن و رویداد سازمانی

عوامل تاثیر گذار بر اجاره تجهیزات مراسم برای برگزاری جشن و رویداد سازمانی

برای اجاره تجهیزات مراسم برای برگزاری جشن و رویداد سازمانی، برخی عوامل تاثیرگذار و مهم وجود دارند که باید در نظر گرفته شوند. یکی از این عوامل، نوع رویداد و اندازه‌ی آن است. بر اساس نوع رویداد (مثلا جشن تولد، عروسی، کنفرانس و …) و تعداد مهمانان مورد انتظار، نیاز به تجهیزات مختلفی مانند صندلی، میز، صوتی، نورپردازی، دکوراسیون و غیره ممکن است وجود داشته باشد.

عامل دیگری که تاثیرگذار بر اجاره تجهیزات مراسم است، بودجه مالی مورد نیاز است. باید مطمئن شوید که بودجه‌ی موجود شما با هزینه‌های اجاره تجهیزات سازگار است و انتخاب تجهیزاتی که بهترین ترکیب کیفیت و قیمت را ارائه می‌دهند، مهم است.

همچنین، محل برگزاری رویداد نیز تاثیرگذار است. برخی از تجهیزات ممکن است نیاز به نصب خاص یا تدابیر ایمنی داشته باشند که باید با شرایط موجود در محل برگزاری همخوانی داشته باشند.

در نهایت، توجه به شرایط قرارداد اجاره نیز اهمیت دارد. باید مطمئن شوید که شرایط اجاره تجهیزات مراسم، شامل مدت زمان، هزینه‌ها، شرایط لغو قرارداد و … به طور کامل واضح شده است و هیچ نقصی وجود ندارد.

برنامه ریزی کلید یک مراسم موفق و به یادماندنی

از آنجاییکه مراسم و جشن های سازمانی یکی از خاطره انگیزترین و به یادماندنی ترین اتفاقات در تاریخ سازمان و شرکت شماست. برنامه ریزی برای آن از اهمیت بالایی برخوردار است. برای برگزاری یک رویداد یا جشن لازم است همه موارد بررسی شود تا همه چیز به بهترین شکل ممکن پیش رود. بسیاری از مراکز هستند که علاوه بر اجاره تجهیزات مراسم و جشن ها صفر تا صد برگزاری آن را برعهده می گیرند؛ شما از طریق همکاری با این مراکز می توانید از اجرای مراسم خود به بهترین شکل مطمئن باشید.

برای استفاده از خدمات مرکز اجاره تجهیزات مراسم بهتر است ابتدا یک مشاوره داشته باشید. کارشناسان این مراکز به شما در تمام مراحل برگزاری مراسم، رویداد و جشنتان یاری می کنند.

در ادامه مهم ترین موارد مورد نیاز جهت برنامه ریزی برای برگزاری یک مراسم عالی مورد بررسی قرار می گیرند:

به ایده ای که برای برگزاری مراسم سازمان خود دارید فکر کنید. فرقی نمی کند که می خواهید مراسم و جشن سازمانی‌تان یک دورهمی ساده باشد، یا یک کارگاه و یا یک مهمانی کوچک داشتن ایده ای به عنوان پیش زمینه برای انتخاب غذاها، موسیقی و حتی تزئینات از اهمیت بالایی برخوردار است.

مطمئن باشید ایده ای که انتخاب می کنید متناسب با زمان و مکان برگزاری مراسم شما باشد. می توانید برای یافتن ایده مناسب با همکاران و مدیر سازمان و شرکت خود مشورت کنید.

بودجه بندی کنید

بهتر است با تخمین هزینه غذا، سرگرمی، هزینه های اجاره تجهیزات مراسم و موارد دیگری که مورد نیاز است یک بودجه اولیه برای خود در نظر بگیرید

اجاره تجهیزات مراسم برای برگزاری جشن و رویداد سازمانی

اجاره تجهیزات مراسم

مکان برگزاری و اجاره تجهیزات مراسم و هماهنگی با فروشندگان

برای اجاره مکان مراسم به موارد زیر دقت کنید:

برگزاری مراسم می تواند تالار، سالن کنفرانس، سالن همایش و ..باشد.
با اجاره دهندگان تجهیزات مراسم صحبت کنید و بپرسید اجاره چه چیزهایی را تقبل می کنند.
از مسئولان محل برگزاری مراسم بپرسید دقیقاً چه زمانی می توانید به مکان برگزاری مراسم بروید و اگر شب قبل از مراسم کسی محل مورد نظر را کرایه نکرده بود آیا می توانید برای چیدمان و تزئینات به آنجا بروید؟
حتماً یک کترینگ داشته باشید، زیرا تهیه غذا برای تعداد افراد زیاد کار بسیار دشواری است.
اگر می توانید کترینگ مورد نظر خود را انتخاب کنید و کترینگ بخشی از اجاره مکان برگزاری مراسم نیست، با مسئولان کترینگ انتخابی خود قرار ملاقات بگذارید تا غذای انتخابی را تست کرده و قیمت پذیرایی را از قبل محاسبه کنید.
برای نگهبانی از محل برگزاری مراسم یک نگهبان داشته باشید. بعضی از اجاره دهندگان تالار یا سالن همایش خودشان نگهبان دارند و این می تواند گزینه مناسبی برای شما باشد، زیرا برقراری امنیت مراسم نه تنها یکی از وظایف شماست، بلکه خیالتان از امنیت محل برگزاری مراسم مطمئن می شود.

اجاره تجهیزات مراسم برای برگزاری جشن و رویداد سازمانی

اجاره تجهیزات مراسم

چک کردن منو غذا با کترینگ و چک کردن زمان و نحوه پذیرایی

از کترینگ خود بپرسید که پذیرایی به صورت سلف سرویس است یا بر روی هر میز انجام می شود؟ بهتر است زمان دقیق هر چیزی را بررسی کرده و برای آن برنامه ریزی کنید تا مهمان ها در هیچ زمانی گشنه نباشند.

فراموش نکنید قرارداد امضا کنید

با اجاره دهندگان تجهیزات و مسئولان محل برگزاری مراسم قرارداد امضا کنید و مطمئن شوید یک کپی از قرارداد در اختیار شما باشد.

می توانید برای تزئینات فضای مورد نظر هم به گزینه اجاره فکر کنید

برای اینکه تزئینات مراسم با فضای مورد نظرتان هماهنگ باشد؛ بهترین روش، استفاده از اجاره تجهیزات مراسم است و خرید آن اشتباه است. زیرا می توانید به راحتی هر آنچه نیاز دارید را متناسب با مراسم خود اجاره کنید.

چند روز قبل از مهمان ها دعوت کنید

حتماً دعوتنامه ای را به صورت آنلاین یا با استفاده از روش های قدیمی برای مهمان ها ارسال کنید.

یک برنامه دقیق زمانبندی شده تهیه کنید

اگر جزئیاتی وجود دارد که لازم است شما آن را پوشش دهید یا حساسیت زمانی دارد. یک برنامه زمانبندی شده تهیه کنید تا بتوانید به راحتی و بدون نگرانی همه موارد را در نظر داشته باشید. لیست کارهایتان را یک هفته قبل، یک روز قبل و حتی در روز برگزاری مراسم چک کنید کنید تا مطمئن شوید چیزی را فراموش نکرده اید.

یک همیار داشته باشید

فردی را به عنوان همیار داشته باشید تا در روز برگزاری مراسم یا جشن سازمان یا شرکتتان اگر موردی برنامه ریزی نشده پیش آمد بتوانید خودتان در مراسم بمانید و آن را مدیریت کنید و همیارتان انجام امور را بر عهده داشته باشد.

با توجه به آنچه گفته شد همیشه در نظر داشته باشید که با برنامه ریزی دقیق می توانید یک برنامه ایده آل را اجرا کنید و با استفاده از امکان اجاره تجهیزات برای برگزاری مراسم خود می توانید در هزینه ها صرفه جویی کنید.